Iniciativa para gestão documental
A Polícia Militar de Minas Gerais (PMMG), em colaboração com o Arquivo Público Mineiro (APM), introduziu o primeiro Código Finalístico de eliminação de documentos.
Esse código foi desenvolvido após um estudo recente do Centro de Gestão Documental (CGDoc/PMMG) e permitirá a eliminação de Boletins de Ocorrência Policial Militar (BOPM) e Boletins de Ocorrência Simplificados (BOS) anteriores à criação do Registro de Evento de Defesa Social (REDS).
Processo de eliminação
A eliminação dos documentos será realizada conforme o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos (PCTTD).
Este plano estipula um tempo específico para a tramitação e eliminação de cada tipo de documento, de acordo com a Tabela de Temporalidade (TT) prevista em lei. Antes desta iniciativa, não havia um código específico para os documentos BO e BOS na PMMG, pois não existia um registro equivalente em outros órgãos do Poder Executivo.
As unidades da PMMG poderão eliminar os documentos físicos de BOPM e BOS por meio das Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos (SubCPADs), com orientação do CGDoc. Esta ação liberará espaços importantes, melhorando o desenvolvimento das atividades locais, reduzindo custos e contribuindo para a sustentabilidade da corporação.
Benefícios do código finalístico
A implementação do Código Finalístico representa um avanço na gestão documental da PMMG, trazendo vários benefícios:
- Liberação de Espaço: A eliminação de documentos físicos desnecessários liberará espaço para outras atividades.
- Redução de Custos: Menor necessidade de armazenamento físico resultará em economia de recursos.
- Sustentabilidade: Contribuirá para práticas mais sustentáveis dentro da corporação.